จากสภาวะ Covid-19 ส่งผลให้เกิดการปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานของหน่วยงานรัฐ/เอกชนหลายอย่าง หนึ่งในนั้นก็คือ การประชุมของหน่วยงาน ซึ่งมีข้อกังวลอย่างมากกว่าผิดระเบียบหรือไม่ อย่างไร ทำได้มากน้อยเพียงใด ในที่สุดก็มีประกาศ … พระราชกำหนดว่าด้วยการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2563 ออกมาในวันที่ 18 เมษา 2563 โดยมีสาระสำคัญดังนี้

การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ หมายความว่า การประชุมที่กฎหมายบัญญัติให้ต้องมีการประชุมที่ได้กระทำผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ โดยผู้ร่วมประชุมมิได้อยู่ในสถานที่เดียวกันและสามารถประชุมปรึกษาหารือและแสดงความคิดเห็นระหว่างกันได้ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์

ทั้งนี้ต้องเป็นไปตามมาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ที่กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคมกำหนด ทั้งนี้กระทรวงดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคมได้จัดทำ คู่มือมาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อใช้อธิบายและอ้างอิงเกี่ยวกับประกาศกระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร เรื่อง มาตรฐานการรักษาความมั่นคงปลอดภัยของการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ.2557 ซึ่งออกโดยอาศัยอำนาจตามประกาศคณะรักษาความสงบแห่งชาติ ฉบับที่ 74/2557 เรื่อง การประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ลงวันที่ 27 มิถุนายน พุทธศักราช 2557

โดยมีประเด็นน่าสนใจทางเทคนิคที่หน่วยงานต้องพิจารณาให้เหมาะสมคือ

(1) จัดให้มีการบันทึกเสียงหรือทั้งเสียงและภาพ แล้วแต่กรณี ของผู้ร่วมประชุมทุกคน ตลอดระยะเวลาที่มีการประชุมในรูปข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ เว้นแต่เป็นการประชุมลับ

(2) จัดเก็บข้อมูลจราจรอิเล็กทรอนิกส์ของผู้ร่วมประชุมทุกคนไว้เป็นหลักฐาน

โดยทั้งสองรายการให้ถือเป็นส่วนหนึ่งของรายงานการประชุม

นอกจากนี้หน่วยงานที่จัดการประชุมควรพิจารณาเพิ่มเติมในประเด็นดังต่อไปนี้

1. การใส่ Password ในเอกสารลับ และแจ้งรหัสต่อผู้ร่วมประชุมที่เกี่ยวข้องเท่านั้น
2. แจ้งผู้ร่วมประชุมงดการจับจอภาพ หรือบันทึกภาพ/เสียง/VDO สำหรับการประชุมลับ รวมเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการประชุมลับ
3. ผู้ดำเนินการประชุมควรทำความเข้าใจโปรแกรม VDO Conference ที่ใช้ให้เข้าใจก่อน เช่น วิธีการแชร์หน้าจอของผู้เข้าร่วมประชุม วิธีแทรกไฟล์นำเสนอ รวมถึงวิธีการแก้ไขปัญหาเบื้องต้นของโปรแกรม หากผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นใช้โปรแกรมไม่เป็น ผู้ดำเนินการประชุมควรจัดเตรียมเอกสาร สื่อ แนะนำขั้นตอนการประชุม รวมทั้งการใช้งานเครื่องมือ ซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวกับการประชุมต่อผู้ร่วมประชุม
4. ระมัดระวังการผยแพร่ Meeting Id/Personal Link Name ผ่าน Social Media ซึ่งอาจทำให้บุคคลที่ไม่ได้รับเชิญสามารถ Copy รหัสและนำไปใช้ เพื่อเข้าร่วมประชุมได้อีกด้วย
5. ควบคุม/กำกับให้ผู้ร่วมประชุมปิดระบบของตนเอง โดยเฉพาะระบบเสียงเพื่อป้องกันเสียงรบกวนระหว่างประชุม และเปิดระบบเมื่อต้องการแสดงความเห็นเท่านั้น
6. ควบคุมการเปิดโปรแกรม VDO Conference ของผู้ร่วมประชุมที่อยู่ในห้องเดียวกัน โดยให้แต่ละเครื่องต้องใช้หูฟังเท่านั้น เพื่อป้องกันการกวนของสัญญาณเสียง
7. จัดเตรียมเจ้าหน้าที่ให้พร้อม และแยกหน้าที่ เช่น เจ้าหน้าที่ติดตามการสื่อสารแบบ Chat เพราะหลายครั้งที่เกิดข้อขัดข้องในการพูด หรือสัญญาณ ส่งผลให้ผู้ร่วมประชุมต้องเลือกพิมพ์แทนการพูด … เจ้าหน้าที่ควรติดตามและตอบสนองโดยเร็ว และจัดเก็บข้อความผ่านระบบ Chat เป็นความเห็นประกอบการประชุม รวมทั้งจัดเก็บไฟล์ภาพ ไฟล์เอกสารที่ผู้ร่วมประชุมจัดส่งผ่านระบบ Chat ในขณะที่เจ้าหน้าที่หลักก็ดำเนินการประชุมตามปกติ
8. ทบทวนการสร้างสไลด์ประกอบการประชุมออนไลน์ โดยอาจจะต้องกำหนดแนวปฏิบัติการสร้างสไลด์รูปแบบใหม่ เนื่องจากต้องการความกระชับ ขนาดตัวอักษร ขนาดสี การใช้เทคนิคการนำเสนอ ที่แตกต่างไปจากการออกแบบการสร้างในสภาวะปกติ
9. ปิดระบบเตือนของ Apps ต่างๆ เช่่น Line, Facebook, Messenger ระหว่างประชุม โดยเฉพาะระบบคอมพิวเตอร์ของผู้ดำเนินการนำเสนอข้อมูล รวมทั้งการปรับเปลี่ยน Desktop ของ MS Windows ให้เหมาะสมกับองค์ประชุม